Document · 外交往来
秘书处通知函
Secretariat Circular / Notice to Members
秘书处或区域办公室向成员、理事或委员会成员发出的工作通知：分发大会与理事会材料包、说明投票资格与表格、公布增补与选举程序、通知会议形式与技术安排、更新规则版本、催办与确认。它是成员参与条件的载体：谁收到、何时收到、附了什么、要求做什么、期限几时。
作者 · 对象 · 效果
Author · Audience · Effect- 谁写Author
- 总干事办公室、成员服务或治理部门、区域办公室；以机构邮箱或 CRM 群发。
- 写给谁Audience
- 全体成员、理事、委员会成员或某国选区的会员；常按语种分发。
- 制度效果Effect
- 通知本身不作决定，却决定成员能否按时、按格式、以正确身份参与；错过通知中的窗口，正式程序里往往无法补救。
典型结构
Typical structure- 01
主题行
事项＋会议名称＋日期；多语并列（Principal Documents / Documentos principales / Principaux documents）。
- 02
所附材料
材料包链接或附件清单；缺件须标明（audited accounts to follow）。
- 03
要求的动作
签署表格、指定投票人、提交修正案、确认出席、接受平台邀请。
- 04
规则依据与期限
引用内部规则条款；给出具体截止日与时区。
- 05
联系人与技术说明
登录方式、垃圾邮件提示、翻译说明。
语言特征
Language- 祈使句与 please 开头的请求，语气事务性
- 期限与条款号必须具体
- 缺件、例外与机器翻译要公开说明
- 「同一链接」更新版本时注明 revised / replaces
各组织版本
VariantsICA大会主要文件通知
含动议修正的书面提交期限。
ICA投票说明与选区表格（Form C）
同一国家多会员组成选区、指定投票人与票数配置。
ICA理事增补 / 选举筹备通知
提议者与附议者、资格审查、逐轮淘汰计票。
ICA会议形式与技术通知
混合会议同传要求、改线上决定。
WTO空邮通知（WTO/AIR/）
临时议程与会议召集，功能相同。
UN秘书处照会 / Journal 通知
会议安排与文件分发。
该类文书的解析实例
CasesICA秘书处致某国会员的投票说明（2024-11，档案 S0426；另 S0597、S0603）文号待核
为什么有票权仍可能投不了票——2024 年大会投票说明与选区表格
ICA大会主要文件通知（2025-06，档案 S0305）；国际合作社年主题征询（2024，档案 S0555）文号待核
一项议题怎样变成正式文本——2025 年大会文件通知与 2024 年国际年主题征询
ICA理事增补通知（2025-01，档案 S0414）；选举筹备信（2026-01，S0136）；总干事遴选往来（S0798、S0802）；委员会主席婉拒函（2021，S0627）文号待核
委员会怎样影响最终决定——2025 年理事增补程序、2026 年选举筹备与总干事遴选
ICA亚太区域办公室召集函（2025-03，档案 S0394）；2024 年关于尽早协调的往来（S0517）文号待核
区域立场是生产出来的——2025 年会费与票权讨论前的亚太区域协调
ICA同传技术函（2026-01，档案 S0096）；会员委员会平台说明（2022，S0595）；规则版本更新通知（2026-01，S0117）；材料包缺件说明（2025-05，S0371）文号待核
同声传译为什么也是治理问题——2026 年混合会议技术要求与平台可达性
ICA拨款监督委员会会议通知（2017，档案 S0814）；培训项目招募与回顾邮件（2025，S0239、S0184）文号待核
从报告到问责链——2017 年拨款监督委员会材料与 2025 年项目往来