高标准 · 高规格 · 国际化
国际会议、培训与展览专业方案
Professional Solutions for Conferences, Training & Exhibitions
以国际通行的会议管理标准，从策划筹备、嘉宾服务到现场执行与成果沉淀，依托成熟的方法体系与自研智能平台提供全程专业支撑，让高规格国际会务活动有序落地。
THE REAL CHALLENGE
国际会议的真正挑战，不在单个环节
部门割裂、资料散落、沟通低效、经验流失——难在全生命周期的协同。
流程失控
筹备事项数以百计，风险节点依赖人工盯守，临近会期压力陡增。
信息割裂
各部门各自为战，事项散落在表格、聊天群与邮件之中。
资料散落
数千份资料多版本并存，查找困难、无从统计。
沟通低效
嘉宾、酒店、展商、媒体多线往来，一个问题往复十余封邮件。
文档不标准
邀请函、议程、新闻稿每次重新起草，口径不一、修改成本高。
多语言失准
术语与译名各行其是，正式文件极易出错。
现场承压
嘉宾迟到、设备故障、议程临时调整，后台不同步即现场失序。
成果流失
活动落幕即告结束，嘉宾与资料未沉淀为资产，下一届从零开始。
FIVE CORE CAPABILITIES
五大核心能力
从策划、执行到复盘，每一类问题都有对应的方法与工具。
项目管理
策划、预算、供应商、进度与风险统一管理；倒排工期与关键路径，风险节点提前暴露。
信息管理
人员、日程、文档与媒体资料统一建档；邀请函、议程、嘉宾简报等标准模板，一处更新、处处同步。
沟通协同
组织方、嘉宾、展商、赞助商、媒体与服务商同平台协作；信息一次采集、多方同步，中英口径统一。
现场运营
注册签到、身份核验与现场调度；日程变更随改随发，候补自动递补。
成果转化
嘉宾库、合作伙伴库与资料库沉淀为可复用资产；成熟排期一键复制到下一届。
智能化贯穿每一层
AI 辅助筹备
邀请函、议程、主持词、新闻稿与会议纪要的辅助生成与统稿。
知识沉淀复用
历届资料结构化归档，模板与排期跨届复用，经验不随人员流动而流失。
数据支撑决策
报名、到场与反馈数据汇成一张看板，为规模、预算与议程提供依据。
多语言与合规
术语与译名统一、双语同步发布；个人信息、批文与合同全程留痕可查。
SYSTEM IN ACTION
从立项到现场
一场国际会议如何被组织、编排并最终落地——以 2025 中国—中亚贸易投资促进会为例。
立项 · 资金与审批
项目预算与资金来源建档入库，执行规范、审批资质与批复文件全程留痕，费用科目对齐主管部门要求。
主办体系与冠名
主办、支持、承办、协办单位逐级确认；国际组织冠名与批函周期长，提前数月排期跟进，往来函件统一归档。
宣传推广方案
中英双语宣传方案与物料排期：官网与报名通道上线、媒体邀约、展位与会场视觉、宣传口径审核，节点对齐日程。
- 01
活动建档与双语发布
活动信息、嘉宾阵容与日程中英双语上线，报名通道同步开启。
- 02
会议手册与议程编排
「关于会议 · 嘉宾 · 详细议程 · 会场指南」结构化成册，中英对照，随改随发。
- 03
报名审核与签到准备
在线审核确认，生成专属邀请码与签到二维码，满员自动候补递补。
- 04
现场执行与成果落地
签到核验、签约启动仪式流程、B2B 精准对接与参观安排，一体化执行。
详细议程 · Detailed Agenda
- 01
来宾签到 · Guest Registration
- 02
开幕与致辞 · Opening & Welcome Remarks
- 03
启动与签约仪式 · Launching & Signing Ceremonies
- 04
项目推介与分享 · Project Promotion & Sharing
- 05
自由交流与 B2B 对接 · Networking & Matchmaking
国家会展中心（上海）8.2 号馆
会议手册 · CONFERENCE HANDBOOK
中国—中亚贸易投资促进会
China–Central Asia Trade and Investment Promotion Conference
2025.11 · 上海 · 国家会展中心 8.2 号馆 · 中英双语
多日日程编排
以 2025 进博会「国际合作社年」系列活动为例的六天全程编排
DAY 1
代表抵达
接机安排 · 酒店报到 · 代表通气会
DAY 2
展位布展
进场布展 · 能力建设培训（市场竞争力）
DAY 3
进博会全天
展会接待 · 数字营销专题培训
DAY 4
主论坛日
开幕致辞 · 启动与签约 · 项目推介 · B2B 对接
DAY 5
考察交流
供销社企业网点现场交流推介 · 分组活动
DAY 6
代表返程
送机安排 · 会后资料归档与跟进
该场活动现场促成
- 「中国—中亚农业合作项目加速发展计划」正式启动
- 「中亚有机食品专柜」项目签约
- 「中国—中亚—东盟贸易平台及金融服务框架协议」签约
等 5 项启动与签约仪式 · 以上样例摘自真实活动手册与议程，敏感信息已隐去。
INTERNATIONAL DELEGATES
嘉宾全周期管理
签证、抵离、酒店、餐饮与日程随时在变。会务团队依托系统逐人建档、逐项跟进，从发出邀请到送机返程全程同步。
该流程已在 2023 链博会、2025 进博会系列活动中服务来自 20 多个国家和地区的国际嘉宾。
查看嘉宾行程卡演示- 1
定向邀请与邀请函
中英双语邀请函与主办方公函统一出具，凭函办理签证与出行审批，受邀名单在线管理。
- 2
签证支持
按国别整理签证材料清单与行程证明，会务组逐一跟进办理进度，直至全员出签。
- 3
证件与信息采集
护照信息与证件照在线采集校验，统一办理展会入场证件与会议胸牌，批量导入导出。
- 4
抵离与交通
航班信息登记核对，接送机按名单编排到人，会期每日班车固定班次，变更实时同步。
- 5
酒店与餐饮
房型分配与入住离店管理；清真、素食等餐饮要求逐人登记，全程餐叙一体照应。
- 6
现场与返程
扫码签到、日程提醒与 B2B 对接；送机安排逐人确认，会后资料归档与跟进。
FIELD-PROVEN
实战验证
从 2023 北京首届链博会，到 2025 上海进博会「国际合作社年」系列活动。
中国—中亚合作加速计划 · 宣传片
哈萨克斯坦全国合作社联盟（NACOFEC）出品，中英双语。覆盖中亚五国、超八千万消费者的市场，与中国供销合作体系深度联动。
140+
与会嘉宾
6 天
进博会现场
5
落地项目
中 · 英
双语服务
首届中国国际供应链促进博览会上，国际合作社联盟（ICA）与中国供销合作社在 E1 馆设立国际合作社联合展台，同期举办「ICA 合作社贸易与发展研讨会」与「合作社国际贸易培训班」，来自 20 多个国家和地区的合作社组织代表参展参会、现场对接。
20+
国家与地区代表
4 天
展会现场
1 + 3
国际研讨会 · 培训讲座
E1-D02
国际合作社联合展台
让下一场国际活动，运行在一套体系之上
从立项筹备、报名审核、嘉宾管理到现场签到与成果沉淀，我们为国际会议、培训与展览提供完整的专业方案与数字化支撑。